拓海公司信息化工作的多角度探索

2019-08-27 15:59 来源:综合管理部 作者:田野
        拓海公司重组以来,在不断探索中总结经验,寻求最优解,提炼出适合公司发展需求的信息化管理方法。经历稍有曲折,但也弥足珍贵。
        首次搭建信息化管理平台,U8系统上线
        拓海公司领导始终高度重视信息化工作,坚持把业务全过程纳入信息化管理范畴。2017年下半年,首次积极与用友公司对接,制定符合公司业务发展的流程模块。从项目立项、招标跟踪、业务采购、业务销售、履约对账、财务管控等全过程进行布局和梳理,确保信息一次录入,单据联合集成,提高工作效率。
        随即,还组建了拓海电商平台,初步实现网上一键式采购。线上阶段性展示直采商品主要为大宗物资、劳保用品类。但由于相关资金审批流程问题,电商平台的使用情况并不够理想。随着集团组建的电建商城的上线使用,公司电商平台正积极与其寻求新的合作商机。
        再次提升信息化管理水平,企业微信畅用
        畅通线上信息交流渠道,一直是公司努力的目标。相较于传统形式的QQ群、微信群,员工的工作和生活被安排得密不可分,给沟通设置了一定的局限性。如何使工作效率提高,把除具有类似微信的聊天功能外的公费电话和邮件功能等集成起来使用,公司发现了企业微信。2018年,工程局统一采用企业微信一年前,公司就已使用企业微信作为基础办公沟通工具。
        在工程局统一采用后,公司持续跟进企业微信的使用情况,将公告、考勤、请假、报销等一并在其中进行操作、实现。公司发布新消息通知到个人,没收到信息的一键再次发送提醒;人力资源搜集考勤不再用纸质版,数据统计一目了然;请假也采用线上手续,实时定位跟踪到岗情况;报销流程更加简洁,申请与报销只填一份单据即可。
        持续优化信息化管理职能,金蝶软件启动
        今年以来,信息化工作以组织、消息、社交为核心。为丰富移动办公应用,与金蝶软件深度合作,把之前的U8系统连接到新的公司业务平台上,打破部门与地域限制,提高沟通与协作效率,激活组织活力。在实际运用中,公司进一步梳理、完善业务各项流程,增强预防风险能力。
        通过移动办公与团队协作APP应用,公司已初步实现移动化转型,为不在长沙本部工作或出差在外的同事去掉部门与地域的限制。之前需要走线下审批流程的工作事项,如某环节的人员未在岗,流程走不下去,严重影响投标、审批进度。采用云之家后,只要手机在身边,连得上网络,随时随地即可处理业务工作,极大提高工作效率。
        新时代的公司信息化管理工作面临新要求,拓海公司将持续提高认识、加深探索、上下结合、转变方式,使信息化工作更好地为公司发展服务。